In bijna elk bedrijf dat ik tegenkom, typen mensen data over van het ene systeem naar het andere. Uit de mail in het CRM, uit het CRM in de boekhouding, uit de boekhouding in een Excel. Het kost tijd, het levert fouten op, en het slurpt energie. Het goede nieuws: het hoeft niet meer.
Loop eens door je eigen kantoor. De kans is groot dat je iemand ziet die een adres uit een mail overtypt in het CRM. Iemand die factuurregels uit het ene systeem in de boekhouding klopt. Iemand die 's avonds nog even een Excel bijwerkt omdat twee systemen niet hetzelfde weten. Dit noem ik 'het overtyp-probleem', en het zit verstopt in bijna elke organisatie.
De meeste bedrijven draaien op een handvol losse systemen. Een CRM voor de klanten, een boekhoudpakket voor de facturen, misschien een ERP voor de voorraad, de mailbox voor de afspraken, en daaromheen een flinke rij Excel-bestanden die alles aan elkaar knopen. Stuk voor stuk prima systemen. Alleen praten ze niet met elkaar.
En dus doen mensen dat werk. Ze lezen iets in het ene scherm, en typen het over in het andere. De hele dag door, bij elke stap in het proces. Het voelt als normaal werk, want zo gaat het al jaren. Maar het is eigenlijk niets anders dan dezelfde gegevens keer op keer verhuizen, met de hand. En laten we eerlijk zijn: daar is niemand voor geboren, toch?
Dit is niemand z'n schuld. Bedrijven groeien in stappen, en bij elke stap komt er een systeem bij. Je begint met een boekhoudpakket, later komt er een CRM bij omdat je meer klanten krijgt, dan een planningstool, dan weer iets voor de voorraad. Elk systeem is ooit gekozen om één ding goed te doen, en dat doet het ook.
Alleen koos niemand ooit bewust voor de ruimte ertussen. Die ontstond vanzelf. En die ruimte vullen mensen op met hun eigen tijd: even overtypen, even kopiëren, even een lijstje bijwerken. Ondertussen stapelt ook de administratieve last zich op, want naast de systemen vragen ook regels en wetgeving om steeds meer bijhouden.
Het 'overtyp-probleem' leidt tot drie soorten kosten. Ten eerste tijd: uren die opgaan aan werk dat niets toevoegt. Ten tweede fouten: elke keer dat een mens iets overneemt, kan er een cijfer of een komma verspringen of een letter of woord nét verkeerd terechtkomen, en die fout reist mee door de rest van het proces. En ten derde, misschien wel het belangrijkste, energie. Het is saai werk, en het put je mensen uit die je juist hebt aangenomen voor het échte werk.
En het gaat om serieuze hoeveelheden. Uit onderzoek blijkt dat de meeste werkenden elke dag een flink deel van hun tijd kwijt zijn aan precies dit: gegevens met de hand van het ene systeem naar het andere brengen.
Elke keer dat een mens data overtypt, verhuis je dezelfde informatie opnieuw. Dat werk kun je je mensen besparen.
De oplossing is niet weer een nieuw systeem erbij. De oplossing is je bestaande systemen met elkaar laten praten. Het CRM, de boekhouding, de mailbox, de Excel: die koppelen we aan elkaar, zodat data die al ergens bekend is, niet nog een keer met de hand wordt ingevoerd. Je typt het één keer (of beter nog, je leest het één keer automatisch ergens uit, zoals een e-mail of een website), en het staat overal waar het hoort te staan.
En waar het helpt, zetten we daar AI bij in. Niet omdat AI een mode is, maar omdat het precies dit soort werk goed kan: een mail lezen en de juiste velden eruit halen, een factuur herkennen, een regel op de juiste plek zetten. De mens houdt de regie en controleert, de machine doet het overtypen. Zo verdwijnt het handwerk, en houden je mensen energie over voor het werk waar ze wél goed in zijn en plezier aan beleven.
We beginnen altijd praktisch, met een gesprek. We komen naast je zitten, kijken naar hoe het werk nu echt loopt, en zoeken de plek waar het overtypen het meeste tijd, kwaliteit en energie kost. Dat lossen we als eerste op. En vaak zie je binnen een paar dagen al dat de stapel handwerk kleiner wordt.
Een praktisch voorbeeld is het werk dat we recent deden voor A&O Fonds Grafimediabranche.
Als het overtypen eenmaal weg is, verandert er iets in de sfeer. Mensen hoeven niet meer achter hun eigen systemen aan te hollen. De cijfers kloppen, omdat ze maar op één plek worden ingevoerd. En de tijd die vrijkomt, gaat naar de klant, naar het vak, naar de dingen waarvoor mensen ooit bij je kwamen werken. Dat gunnen we jou en je organisatie, en daar helpen we graag bij.
We kijken graag mee naar jullie systemen en waar het overtypen het meeste tijd kost. Samen zien we al snel waar de eerste verbinding het meeste oplevert, en hoe we het handwerk laten verdwijnen!